19.4 CÓMO HABLAR Y CÓMO ESCRIBIR

.a.
Una de las primeras cuestiones que un (directivo) podría hacer para mejorar la comunicación es simplificar el lenguaje de sus mensajes.

Resulta claro que lo que se considere sencillo variará en función de la audiencia.

La simplificación tal vez implique eliminar los términos que no sean familiares para todos los miembros (…)

Tal vez también requiera seleccionar palabras más “breves” y “activas” así como “oraciones más cortas”.

Quizás la mejor clave para detectar el lenguaje complicado y pasivo sea el uso abundante de “preposiciones” (con, por, de, hasta, etc.).

Cuanto más preposiciones haya en (su) enunciado más probable será simplificar el lenguaje y (emitir un) mensaje de un modo más directo.

(Por otra parte) los ejecutivos se quejan en forma consistente de las deficiencias que tienen los nuevos gerentes “para escribir”.

Sus quejas no se refieren tan sólo a “faltas de ortografía” o a “errores gramaticales” –que por supuesto habría que eliminar-sino a la “falta de procesos de pensamiento lógico”.

Como administradores probable que (su) lector deba escribir más informes y memorandos de los que le gustaría y la eficacia de dichas comunicaciones escritas tendrán un efecto importante (en su trabajo) y en su carrera.

En consecuencia para ser un administrador eficaz al desarrollar buenas destrezas de escritura.

Al respecto nada sustituye a la “práctica”.

(Hitt Michael, Black J. Stewart y Porter Lyman W, Administración, Pearson, México 2006, pág. 509)

.b.
Las presentaciones orales se califican de acuerdo con dos características: su contenido y su exposición.

El contenido se refiere a la calidad, cantidad, exactitud y elaboración apropiada de los análisis presentados incluyendo aspectos como la fluidez lógica a través de la presentación la cobertura de aspectos importantes el uso de recomendaciones específicas evitando generalidades la ausencia de errores y la viabilidad de las recomendaciones.

La exposición incluye aspectos como la atención de la audiencia la claridad de los apoyos visuales la vestimenta adecuada la capacidad de persuasión de los argumentos el tono de la voz el contacto visual y la postura.

(…) La exposición oral se inicia (al presentarse a uno) mismo y proporciona una descripción clara de los temas a cubrir.

Al inicio (…) se recomienda captar el interés y la atención de la audiencia.

Esto se logra (…) contando una pequeña historia interesante (…) o compartiendo una experiencia. (…) Una introducción “ligera” o cómica puede ser eficaz…

Una velocidad adecuada al hablar permite la emisión de 100 a 125 palabras por minuto por lo que es necesario practicar la presentación en voz alta para determinar si se habla demasiado rápido –lo que sucede comúnmente cuando una persona está nerviosa.

(Se debe) respirar profundamente antes y durante la presentación para disminuir su velocidad al hablar.

Es conveniente tener disponible un vaso con agua pues el hacer una pausa para beber humedece la garganta proporciona tiempo para organizar las (siguientes) ideas controla el nerviosismo reduce la velocidad al hablar e indica a la audiencia (que habitualmente sigue) un cambio de tema.

Se debe evitar hablar con voz monótona destacando diferentes palabras y oraciones en voz alta y clara pero sin gritar.

El silencio es eficaz para romper con una voz monótona.

Es necesario detenerse al final de cada oración en vez de unir una con las siguientes.

Un expositor no debe cruzar los brazos recargarse en el atril meter las manos en los bolsillos ni colocarlas tras la espalda sino mantener una postura recta con un pie ligeramente por delante del otro.

(David Fred R.; Conceptos de Administración Estratégica; Pearson; México 2003; pág. XXVI y XXVII).

.c.

En el mismo sentido aplicando una mínima adaptación y selección el siguiente autor manifiesta que:

“…Para expresar el pensamiento las ideas los conceptos objetivos y aportaciones del autor existe una forma de hacerlo correctamente y se trata de dividir el texto en párrafos.

Un párrafo es cada una de las divisiones las cuales comprenden dos aspectos básicos: la forma y la sintaxis.

En cuanto a la forma consiste en la utilización de mayúsculas al inicio de cada párrafo y terminar o cerrar éste con un punto y aparte.

Además de aplicar las reglas gramaticales de puntuación como la coma, el punto y como los dos puntos, los guiones, el punto y seguido, el paréntesis, etc.

En cuanto a la sintaxis se refiere al modo de ordenar las oraciones con el fin de ampliar la expresión o idea principal; en otras palabras es la selección de las frases adecuadas para hacer comprensible, coherente y organizado el tema resaltando lo importante el mismo.

Un párrafo demanda un orden en la sucesión de los acontecimientos, ideas y hechos expuestos de tal forma que haya congruencia en la presentación de los datos.

(Al organizar un) párrafo se deben tomar en cuenta los siguientes elementos que permitirán estructurarlo con propiedad.

.I: Precisar todos los detalles que ayudarán a formarse una idea completa del contenido.

.II: Citar en orden cronológico los acontecimientos que intervienen-

.III: Enumerar ejemplos que fundamenten y complementen la idea principal.

.IV: Presentar todos los aspectos que van a tratarse así como la relación que existe entre ellos.

.V: Dar congruencia en la exposición de los argumentos que fundamentan la idea principal y las complementarias.

.VI: Sustentar lo expuesto sobre bases concretas que se refieren exclusivamente a los hechos, acontecimientos, ideas y demás partes.

Una de las tareas más importantes es revisar la utilización correcta del lenguaje (oral o) escrito así como en su caso corregir aquellas imperfecciones en la redacción.

Es conveniente que en la redacción se consideren (algunos de) los siguientes puntos:

.a. Evitar el uso de términos ambiguos que hablan mucho y dicen poco y frases redundantes que abultan el (discurso y el) escrito y solo entorpecen.

.b. Redactar (y hablar con) párrafos sencillos, claros y concretos que contengan solo las ideas fundamentales.

.c. Utilizar lenguaje conocido y coloquial evitando los vocablos rimbombantes o aquellos de los que desconocemos su cabal significado.

.d. Evitar el abuso de frases trilladas abundantes (extensas) y que muchas veces sólo agregan volumen.

.e. Utilizar frases y palabra simples aquellos vocablos de más uso en su disciplina sin rebuscamientos ni tecnicismos excesivos ni con frases o palabras presuntamente elevadas (o citas elevadas fuera de lugar o incongruentes que pretenden demostrar mayor cultura).

La mayoría cometen errores no sólo de ortografía y acentuación sino de sintaxis, redacción, congruencia y otros muchos.

(Así)

Cacofonía: vicio del lenguaje que consiste en repetir las mismas letras o sílabas en una frase por ejemplo: la academia anticipa a Alberto.

Monotonía: uniformidad que enfada y cansa, haciéndolo tedioso y sin colorido, falto de variedad en lo que se expresa.

Falta de concordancia: es el vicio de (hablar y) redactas sin una correspondencia adecuada entre las palabras utilizadas y lo que realmente se quiere decir falta de armonía en el lenguaje y su forma de utilizarlo. Por ejemplo: El maestro y los alumnos opino.

Barbarismos: falla consistente en utilizar palabras impropias. Existen barbarismos en:

.1. Escribir mal las palabras: (omisión o) deficiencias de redacción:

.2. Redundancias: repetición inútil de palabras y frases.

.3. Utilización indebida e inútil de extranjerismos, anglicismos, galicismos, tecnicismos, etc. o agregar en un escrito no respetando su escritura correcta en el lenguaje original.

.4. Adoptar voces extranjeras y españolizarlas.

.3. (Y como consecuencia general del bajo nivel educativo o de lectura el SMS y el Chat) Pobreza de lenguaje: limitación en el conocimiento y aplicación correcta de palabras y vocablos. (Asimismo la) falta de imaginación y de los recursos literarios que permiten hacer ameno e interesante un (discurso o un) escrito.

(Muñoz Razo Carlos; Cómo Elaborar y Asesorar una Investigación de Tesis; Prentice Hall Hispanoamericana SA; México 1998; Pág. 226 a 246 )

.d.
En una carta de negocios, informe o monografía universitaria (o cualquier otro tipo de mensaje escrito), desde luego lo que prevalece es el contenido, pero el mismo no es independiente de su forma o su presentación.

Esos trabajos no son un mail, mensaje de Chat, SMS, o un comentario en Facebook.

Aunque los viejos modelos de “Cartas Modelo” del comercial no existen más, mantener algunos atributos no solo no perjudica sino mejora lo que se escribe.

Y, por lo demás, para ganar el favor de las damas, cuando no se puede lograr de modo verbal, todavía sigo teniendo amplia confianza en una buena esquela escrita a mano con lapicera de tinta azul (no Bic), capaz de ser una mejor “generadora de momentos” que el Twitter.

.e.
Por eso, agrego estos “mandamientos” para consumo de educandos, y aquellos para quienes no les parezca banal.

1. Presentación adecuada y prolija.

2. Numerar páginas

3. Revisar ortografía cuando corresponde, insertando las “comas” o “puntos y comas” equivalentes al “tiempo para respirar” si lo escrito se expusiera verbalmente.

4. Espaciar (insertar un “Enter”) después de cada (.) punto, excepto que se trate de una frase muy breve, e insertar “siempre” cuando la frase se estire más de 4 líneas.

Este criterio permite también “airear” las presentaciones y reservar un espacio razonable para introducir comentarios o correcciones.

5. Formato de Párrafo: fuente Times o Arial cuerpo 12, interlineado 1,5, espaciado anterior 6 y posterior 6, margen derecho justificado.

Se sustenta en la idea que un formato adecuado (no demasiado pequeño ni demasiado grande y con “serif”) facilita y torna más grata la lectura (y la corrección).

6. Es de interés que la Extensión de cada Actividad se corresponda a lo solicitado.

Si el trabajo que presenta tiene una limitación de extensión respétela, y si la limitación es de "contenido", como los que se pide -habitualmente- en nuestros cursos (CCE-Caracteres sin espacios), no importa el tamaño de la letra, sino que se atienda a la cantidad establecida.

Los "mamotretos" bien encuadernados, generalmente, desde nuestra perspectiva, no agregan valor.

7. Revisar la redacción, controlando que se mantenga la coherencia interna del texto.

8. Se debe procurar NO usar la misma palabra varias veces seguidas en la misma frase como si no tuviera sinónimos. En general, se requiere cierto esfuerzo para no repetir las mismas sino cada párrafo más o menos extenso.

Este vicio o limitación se corrigen revisando lo escrito según la sugerencia 7.

9. Intentar eliminar del discurso los conectores “en donde”, “lo cual” y reemplazarlos por solamente “donde”, “que” o “cual” según corresponda, intercambiando según la sugerencia 8.

10. Las citas de autores son válidas bajo el formato AUTOR, NOMBRE DEL LIBRO, EDITORIAL, AÑO y PÁGINA.

Las citas de páginas “Web”, debido a que la mayoría de ellas cambian con frecuencia se deben hacer agregando “día y hora” en que se efectuó la visita (llamada “entrada” por que el visitante “entra”).

Lo que se ha expresado respecto a escribir, tiene bastante similitud en relación del modo usual de expresarse oralmente, aunque es justo reconocer que, muchos de nuestros alumnos, disponen de un amplio arsenal de argumentos orales que contrastan con los que aparecen en sus redacciones.

Nuestro comentario es que, hablar atinadamente y con conocimiento no es un asunto menor, aunque tampoco lo es no saber hacerlo en público.

Si no se sabe hablar, no se puede poner de pié en una reunión de directorio y defender una posición argumentando razonablemente.

Cuando ello ocurre, difícilmente se puede ser un Administrador, un gerente o un líder; o –probablemente- nada, aunque los pergaminos portátiles sustenten títulos y honores de universidades (incluso) prestigiosas (por cuyas credenciales –quizás- no haya estudiado lo suficiente).